Pe lângă funcţionalităţile ce ţin de registratură şi arhivare, derivat din partea de management al documentelor, au rezultat necesare şi au fost implementate două tipuri de formulare, denumite documente generice şi documente extinse. Diferenţa între cele două tipuri de formulare constă în modul de transmitere şi de înregistrarea al proprietăţilor, prin modul de generare al documentului final, prin modul de stocare al documentului final.

Astfel, un documente generic este posibil de stocat ca şi document principal sau ataşament în cazul unei înregistrări sau ca document neînregistrat aparţinând unui dosar. Proprietăţile documentelor generice nu sunt salvate în baza de date, ele rămânând doar în conţinutul documentului generat. În cadrul primăriilor acest modul mai este cunoscut sub numele de Modul Adeverinţe.

Un document extins este în acest moment legat de un anumit registru, de obicei intern, proprietăţile acestuia sunt salvate în baza de date Folium, devenind automat chei de căutare pentru documentul generat şi sursă pentru diferite rapoarte şi statistici.

Legătura directă dintre documentul extins şi un anumit registru vine din regulile de bază ale gestionării documentelor. Astfel „creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite” iar data certă a unui document este dată de înregistrarea pe un registru.Chiar şi în cazul documentelor semnate electronic, unde data semnării poate fi garantată de către furnizorul serviciilor de semnare, data emiterii documentului este strict legată de registru, deoarece operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996”.

Puţin vulgar, am fost nevoiţi să justificăm de multe orinecesitatea registrelor interne prin faptul că altfel conducătorul instituţiei/societăţii ar semna „ciorne”. Desigur, în multe cazuri, legiuitorul a prevăzut direct prin lege şi/sau prin normele de aplicare ale acesteia diverse tipuri de registre, în general interne. Un exemplu în acest sens este Legea 50 privind autorizarea executarii lucrarilor de constructii.

Am definit prezentul capitol Module AP (Module Administraţie Publică) pornind de la experienţa acumulată în standardizarea documentelor şi a proceselor din cadrul primăriilor care beneficiază de serviciile noastre.


Modul Urbanism permite gestiunea unitară a documentelor de urbanism pornind de la standardizarea completării, modificării şi tipăririi acestor documente, alocarea numerelor de înregistrare pe registrele speciale, tipărirea acestor registre, posibilitatea căutării documentelor de urbanism utilizând toate proprietăţile acestora, urmărirea termenelor şi realizarea de statistici.


Modul Contracte, modul care permite realizarea tuturor contractelor instituţiei/societăţii şi al actelor adiţionale, în mod unitar, posibilitatea căutării contractelor utilizând toate proprietăţile acestora, urmărirea termenelor şi realizarea de statistici. Este în elaborare îmbunătăţirea acestui modul prin crearea de „dosare extinse” care să cumuleze toate proprietăţile documentelor care ţin de procesul de contractare, execuţie şi plăţi, permiţând astfel gestiunea unitară a tot ceea ce ţine de termene şi valori la nivelul dosarului.Un exemplu în acest caz este procesul de creare al documentelor de atribuire, de selecţie al ofertanţilor, de contractare, de urmărire al execuţiei şi al termenelor de plată, inclusiv al garanţiilor de participare şi bună execuţie. Astfel odată creat un dosar pentru achiziţia unei lucrări sau al unui serviciu ar fi „precompilate” documentele de atribuire cu datele solicitantului şi cu cele ale solicitării. Odată preluate ofertele datele din oferte ar fi transmise automat şi spre proprietăţile dosarului. Acelaşi lucru ar trebui să se întâmple şi cu datele din contract, din facturi, din procese verbale, etc. La final, pe lângă standardizarea tuturor documentelor şi procedurilor rezultă şi un nivel de control superior în ceea ce priveşte calitatea lucrărilor, termenele, bugetele şi modul de îndeplinire al acestora.


Modul Evidenţă oferte terenuri, având la bază Legea 17/2014 – Evidenţa ofertelor de vânzare a terenurilor agricole situate în extravilan, modul care gestionează registrul electronic, baza de date şi anexele 1 (A,B,C,D,E), procesele verbale, comunicările şi adeverinţele prevăzute de lege.


Modul Arendă bunuri agricole, modul care porneşte de la obligaţia prevăzută în noul cod civil în cazul arendării bunurilor agricole „sub sancţiunea unei amenzi civile stabilite de instanţa de judecată pentru fiecare zi de întârziere, arendaşul trebuie să depună un exemplar al contractului la consiliul local în a cărui rază teritorială se află bunurile agricole arendate, pentru a fi înregistrat într-un registru special ţinut de secretarul consiliului local ” Modulul este necesar şi pentru confruntarea/consultarea datelor din acesta cu registrele agricole şi cu adeverinţele ce urmează a fi generate cu privire la destinaţia terenurilor şi animalelor, a bunurilor şi produselor agricole rezultate în urma utilizării acestora şi pentru adeverinţele necesare pentru obţinerea unor subvenţii (Ex. APIA).


Modul Acorduri de funcţionare, modul care permite emiterea acordurilor de funcţionare, urmărirea termenelor şi valorilor, a plăţilor efectuate.


Modul Certificate de înregistrare vehicule lente şi mopede, certificate de înregistrare emise de către primărie, modul care permite emiterea documentelor, urmărirea evoluţiei proprietăţii şi bază de date necesară consultării în cazul unor evenimente care implică aceste vehicule.