Folium este un sistem conceput şi proiectat pentru a reda cât mai fidel evoluţia normală a unui document pe tot parcursul ce ţine de crearea, verificarea, modificarea/completarea, aprobarea şi semnarea acestuia.

Deseori un document final, trece prin mai multe faze până la aprobare/semnare şi are nevoie de mai multe documente justificative, toate acestea fiind ţinute într-un dosar. Dosarele sunt organizate în bibliorafturi, astfel încăt să ajungem cât mai repede şi mai uşor la ele.

Folium gestionează toate aceste structuri. Persoanele care doar verifică dosarul şi documentele conţinute au acces simultan la acestea iar persoanele care contribuie la crearea şi modificarea documentelor au acces succesiv, bazat pe operaţii de tip check-in şi check-out.

Termenele de execuţie ale documentelor sunt asigurate de către un sistem simplu de operaţii, fiecare operaţie permiţând gestionarea termenelor care privesc operaţia respectivă. Orice document, înregistrat sau nu şi orice dosar poate intra în ciclul de operaţii necesar pentru ducerea la bun sfârşit al unei activităţi.

Mesajele care însoţesc documentele şi dosarele pe parcursul evoluţiei acestora, atunci când trec de la o persoană la alta, de la un birou/departament/serviciu la altul, au locul lor în Folium.

Urmărirea termenelor şi al activităţilor de efectuat este intuitivă în Folium, în sensul în care, până ce nu am încheiat o activitate, aceasta îmi va rămâne pe pagina principală a sistemului. Odată obişnuit cu sistemul şi folosindu-l zi de zi, acesta devine un manager de activităţi, ajutând la organizarea şi buna desfăşurare a activităţii zilnice.

Controlul termenelor, al activităţilor, trasabilitatea acestora sunt asigurate de Folium.