Folium are la bază câteva principii care ţin de optimizarea proceselor:

• eliminarea  registrelor pe hârtie,
• asigurarea unor instrumente rapide şi sigure de căutare şi găsire a documentelor,
• stabilirea unui sistem unitar de gestiune a proprietăţilor documentelor,
• asigurarea unui sistem de organizare a documentelor asemănător cu cel actual (bibliorafturi, dosare),
• asigurarea unor fluxuri de documente simple dar eficiente,

toate acestea pornind de la şi respectând legislaţia în vigoare:

• Legea16 – din 2 aprilie 1996 – Legea Arhivelor Nationale, Legea nr 135-2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica,
• Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnatura electronica,
• Legea nr. 451-2004- privind marca temporala,
• Decizia nr 1130-2008 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr 135-2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, etc.