Folium are la bază câteva principii care ţin de optimizarea proceselor:
- eliminarea registrelor pe hârtie,
- asigurarea unor instrumente rapide şi sigure de căutare şi găsire a documentelor,
- stabilirea unui sistem unitar de gestiune a proprietăţilor documentelor,
- asigurarea unui sistem de organizare a documentelor asemănător cu cel actual (bibliorafturi, dosare),
- asigurarea unor fluxuri de documente simple dar eficiente,
toate acestea pornind de la şi respectând legislaţia în vigoare:
- Legea16 – din 2 aprilie 1996 – Legea Arhivelor Nationale, Legea nr 135-2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica,
- Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnatura electronica,
- Legea nr. 451-2004- privind marca temporala,
- Decizia nr 1130-2008 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr 135-2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, etc.