Cu riscul de a repeta acelaşi lucru, amintim că Folium este un sistem conceput şi proiectat pentru a reda cât mai fidel evoluţia normală a unui document, evoluţie cu care este obişnuită orice persoană care nu a folosit până acum un sistem electronic pentru acest scop.
Folium gestionează două tipuri de arhivă: arhiva curentă şi arhiva istorică.
Astfel întreg sistemul de bibliorafturi şi dosare, care ne ajută la separarea şi organizarea documentelor în format „pe hârtie” îl regăsim şi în Folium. Această structură am denumit-o arhivă curentă.
Documentele şi dosarele care şi-au încheiat evoluţia sunt trimise spre arhiva istorică, arhiva definită şi impusă de legea arhivelor naţionale.
Folium permite atât gestiunea unei arhive electronice pentru care au fost obţinute toate acreditările necesare conform legii privind arhivarea documentelor în formă electronică cât şi a unei „imagini” fidele a arhivei „pe hârtie”.
Deoarece majoritatea documentelor au la bază o formă „electronică” ce a fost mai apoi tipărită încurajăm beneficiarii noştri să menţină cel puţin această „versiune electronică” în Folium.
Semnătura electronică este reglementată de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică şi de norme tehnice şi metodologice pentru aplicarea acesteia. În argumentarea acestui demers şi în încercarea de a convige asupra folosirii documentelor „în formă electronică” vom cita articolul 6 din legea nr. 455/2001 „Înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică, recunoscut de către cel căruia i se opune, are acelaşi efect ca actul autentic între cei care l-au subscris şi între cei care le reprezintă drepturile.”
Termenele de păstrare a documentelor sunt reglementate prin „Nomenclatorul de clasificare” al documentelor, reglementat prin diferite legi sau normative specifice, dar aprobat la final de Arhivele Naţionale. Acest nomenclator este parte componentă şi importantă a sistemului Folium, orice document putând fi clasificat direct de la înregistrare sau prin apartenenţa acestuia la un anumit dosar. Un dosar nu poate exista dacă nu a fost „clasificat”. În acest sens, Folium obligă la specificarea clasificării dosarelor după Nomenclatorul de clasificare.
Fiecare element al nomenclatorului are specificată durata de păstrare.
Pentru cei care îşi organizează arhiva istorică cu ajutorul Folium, listele cu documentele pentru care durata de păstrare a expirat este la un sigur click.
Pentru cei care gestionează arhiva „în format electronic” Folium are grijă de distrugerea documentelor la finalul duratei de păstrare, aşa cum prevede legea.